L’agence UNFPA recrute un Assistant administratif

L’UNFPA est l’agence principale des Nations Unies pour offrir un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sûr et le potentiel de chaque jeune est réalisé. L’UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact. Nous avons besoin d’un personnel transparent, exceptionnel dans sa façon de gérer les ressources qui lui sont confiées et qui s’engage à atteindre l’excellence dans les résultats des programmes.

Titre du poste : Assistant administratif en charge des ressources humaines

Lieu du poste : Dakar/ Sénégal

Date de clôture : 30 mai 2024

Contrat : CDD

Objectif du poste 

Vous conseillez le Management et soutenez la gestion efficace du portefeuille RH du CO.

Vous ferez preuve d’une approche orientée client et axée sur les résultats pour interpréter les règles, les procédures et les directives en matière de RH et d’administration, tout en fournissant un soutien et des conseils au bureau de pays (CO) et aux projets soutenus par l’UNFPA.

Vous serez responsable de 

• Gérer les aspects opérationnels des apports du programme/projet en ce qui concerne le personnel et les autres parties prenantes (consultants, VNU, stagiaires,) afin de faciliter l’exécution du programme/projet.
• Gérer le processus de recrutement et de sélection, en appliquant les meilleures pratiques en matière de RH ; conseiller les Managers et le personnel de projet sur les options possibles en matière de contrats ; coordonner le processus d’évaluation des performances et donner des conseils sur les questions de performance.
• Conseiller le Management du bureau pays sur les questions de ressources humaines, en particulier sur le suivi étroit des renouvellements de contrats par rapport aux disponibilités budgétaires correspondantes.
• Mettre en œuvre les systèmes et applications de l’Organisation qui appuieront la gestion efficace des ressources humaines et des opérations du bureau pays de l’UNFPA ; élaboration de SOP pour une gestion efficace des ressources de l’UNFPA.
• Développer et maintenir le plan de formation du bureau pays de UNFPA et encourager la formation et le développement de carrière du personnel, en utilisant le processus CPM et le catalogue de formation de l’Organisation.
• Procéder au renouvellement des contrats dans les délais en étroite collaboration avec l’équipe des Ressources Humaines du Bureau Régional de l’UNFPA et système UNALL
• Administrer les dossiers des consultants, leur enregistrement dans le système CMT et s’assurer de la complétude de toute la documentation requise avant la prise de fonction.
• Etablir et finaliser les plans de congé semestriels avec un suivi de sa mise en œuvre
• Assurer la gestion des dossiers de séparation du staff avec l’organisation en fin de contrat en collaboration avec l’équipe des Ressources Humaines du Bureau Régional (WCARO), le PNUD et le système UNALL
• Assurer la Gestion Administrative des dossiers du personnel (Préparation de Mémos, classement physique et électronique, etc.)
• Assurer le bon déroulement du processus d’accueil et d’installation du personnel recruté au niveau international et national, en veillant à ce que tous les documents administratifs requis (visas – cartes diplomatiques, UNLP, permis de travail – inoculations) soient traités et communiqués en temps utile au personnel.
• Elaborer et de gérer le programme d’induction des nouveaux staffs
• Participer au groupe de travail RH de l’OMT/BOS, en veillant à ce que les intérêts du personnel de l’UNFPA soient bien pris en compte dans l’équipe de pays.
• Contribuer à la complétude des mesures de sécurité et de bien-être du personnel, des biens et des activités mais aussi des protocoles et documents de sécurité du bureau
• S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait être requise par la direction de l’UNFPA.

Résultats clés 

• Renforcement des capacités de l’UNFPA Sénégal en matière de gestion des ressources humaines, de leur apprentissage et de leur développement, ainsi que des compétences administratives.
• Visibilité accrue de l’UNFPA en tant que partenaire de confiance dans la gestion des ressources humaines et des procédures administratives en vue de soutenir l’action politique et économique et les changements de comportements, d’attitudes sociales, de croyances, de normes sociales néfastes et d’actions par les communautés, les individus et la société.
• Amélioration de la capacité de l’UNFPA Sénégal à remplir sa mission grâce à des processus de recrutement et de sélection efficaces de l’expertise pour mieux soutenir et atteindre des solutions durables, appropriées localement et des résultats concrets pour mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes.

Qualifications et Expérience 

Education 

• Un diplôme de l’enseignement secondaire complet est requis. Un diplôme universitaire en Ressources Humaines ou dans une discipline similaire est souhaitable.

Connaissances et expérience 

• Sept (7) ans d’expérience pertinente en ressources humaines, administration, finances ou gestion de bureau.
• Maîtrise des applications ERP et des systèmes informatiques d’entreprise (Microsoft Office, etc.).
• Expérience avec le système des Nations unies ou dans un contexte multilatéral, hautement souhaitable.

Langues

La maîtrise du français est requise et une connaissance pratique de l’anglais est souhaitable.

Compétences requises

• Être un modèle d’intégrité
• Faire preuve d’un engagement total envers l’UNFPA et le système des Nations Unies
• Être ouvert à la diversité culturelle
• Être ouvert au changement

Compétences fonctionnelles 

• Répondre aux droits et aux besoins des membres du personnel
• Fournir un soutien logistique
• Gérer les données
• Gérer les documents, la correspondance et les rapports
• Gérer l’information et le flux de travail
• Planification, organisation et multitâches
• Soutenir l’analyse des données financières

Compétences de base

• Atteindre les résultats
• Avoir le sens des responsabilités
• Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle et d’un sens des affaires
• Mener une réflexion analytique et stratégique
• Travailler en équipe. S’auto-gérer et gérer ses relations
• Communiquer de façon percutante.

Rémunération et avantages 

Ce poste offre une rémunération attrayante comprenant un salaire net compétitif, une assurance maladie et d’autres avantages, le cas échéant.

Postulez via ce lien.